In conditiile in care pietele de actiuni se prabusesc, iar numarul de cazuri de coronavirus din intreaga lume creste galopant, proprietarii de afaceri mici si mijlocii se chinuie sa gaseasca solutii pentru a face fata perturbarilor legate de functionarea lor.
Nu e prea tarziu pentru companii sa puna bazele muncii la distanta, sa comunice cu angajatii si sa se pregateasca pentru o criza ce va fi din ce in ce mai grava.
Pietele de capital se prabusesc – bursele au inchis toata saptamana trecuta in scadere evidenta – preturile la petrol sunt si ele in cadere libera, lanturile de distributie sunt intrerupte, iar in toiul acestei crize de dimensiuni uriase companiile mici si mijlocii se confrunta cu angajati speriati, clienti agitati si cu un viitor incert. Situatia este atat de dificila incat autoritatile din toate statele membre UE dar si de dincolo de ocean au tot soiul de intrevederi menite sa ajute afacerile mici si mijlocii sa supravietuiasca in aceasta perioada de criza, dar si sa gaseasca solutii pentru angajati.
De cand coronavirusul a inceput sa imbolnaveasca populatia din China, Eric Plam presedintele companiei Skyroam din San Francisco, care creaza si vinde hotspot-uri wifi pentru companii, a tot incercat sa isi dea seama cum sa isi mentina staff-ul in siguranta si afacerea in stare de functionare.
Afacerea sa are aproximativ 120 de angajati in Shenzen, China – din 180, inclusiv 20 in SUA – carora guvernul chinez le-a cerut sa nu mai vina la serviciu dupa ce virusul a inceput sa se raspandeasca. La acel moment, Plam nu intelegea ce se intampla. “Initial am crezut ca este vorba despre gripa si am intrebat de ce nu merg la serviciu”. De atunci a solicitat cateva intalniri in persoana, le-a spus angajatilor ca pot lucra de acasa si a transformat o intrunire de consiliu care ar fi trebuit sa aiba loc la Beijing, intr-o videoconferinta prin Amazon Chime, un program online pentru video-conferinte. “A mers foarte bine” spune el. “Ne-am putut reuni cu totii fara sa fie necesar sa calatorim si am putut traduce live, astfel incat oamenii au vorbit in engleza sau in chineza, asa cum o fac de obicei”.
La aproximativ 807 mile distanta, in Seattle, Henry Albrecht, CEO la compania de software Limeade, a reactionat cam in acelasi mod. Si el a anulat o calatorie care nu era esentiala, in timp ce majoritatea celor 160 de angajati care lucreaza din biroul din Seattle (alti 100 lucreaza deja la distanta) sunt acum blocati acasa. “Sunt 12 oameni aici. Din fericire lucram intr-o afacere din domeniul software, asa ca munca de acasa este o optiune pentru noi” spune el.
Nu e prea tarziu sa planifici
Plam si Albrecht sunt doar doua exemple de executivi dintre miile care conduc afaceri mijlocii peste tot in lume, si care se chinuie astazi sa gaseasca moduri in care sa poata face fata acestor tulburari pe care le intampina in activitatea lor obisnuita.
In urma cu zece ani asta nu ar fi fost o problema, pentru ca multe dintre companii aveau in general activitati in apropiere de casa, dar acum multe companii activeaza la nivel global. “Afacerile mici si mijlocii au fost incurajate sa devina globale si sa exporte mai mult, iar acum sunt mai vulnerabile la lucruri precum acest coronavirus” spune Andrew Sherman, partener in Washington DC al companiei de avocatura Seyfarth.
In ciuda faptului ca numarul de cazuri continua sa creasca, iar pietele induc oamenilor si companiilor o stare de panica, nu e prea tarziu pentru ca afacerile sa stabileasca un cadru pentru munca la distanta, sa comunice cu staff-ul si sa se pregateasca pentru o criza care se va inrautati. Iata cateva lucruri pe care le poti face pentru ca si compania ta sa reziste dincolo de aceasta perioada dificila.
1. Comunicarea cu angajatii
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poti face este sa comunici cu angajatii. Multi dintre ei sunt probabil ingrijorati cu privire la sanatatea lor si la cum pot continua sa munceasca intr-o perioada in care tot mai multe companii in jurul lor se inchid.
Platforma lui Albrecht, Limeade One vine cu o functie interna de comunicare, in care oamenii isi pot transmite instant mesaje.
Imediat cum gravitatea acestei epidemii a fost evidenta, Albrecht a stabilit ceea ce el numeste un canal de “atentie in criza” care trimite in mod automat notificari push staff-ului, ori de cate ori posteaza cate ceva. Pe acest canal unde ofera update-uri privind virusul in sine, el a postat si cateva video-uri CDC cu privire la COVID-19 si la modul in care fiecare se poate monitoriza pentru aceasta boala – alaturi de recomandari privind spalarea corecta pe maini si procedurile de distantare sociala, update-uri privind calatoriile (majoritatea sunt anulate) si idei despre cum sa lucrezi eficient de acasa.
Angajatii pot posta, de asemenea, propriile lor mesaje pe acest canal, ceea ce el spune ca este elementar. Cu privire la comunicarea in doua directii, Albrecht este de parere ca este extrem de puternica. “Si noi vrem sa aflam vesti cu privire la oamenii nostri. Avem si capacitatea de a le cere angajatilor sa faca un quiz, in asa fel incat sa ne spuna daca au nevoie de mai multe informatii despre ceva anume”.
2. Investitii in tehnologia necesara muncii de acasa
Desi majoritatea oamenilor au probabil un telefon, un computer si o conexiune la internet, e posibil ca unii dintre acestia sa nu aiba o latime de banda suficient de mare pentru a face de acasa tipul de munca pe care il fac la serviciu. Unele companii, de asemenea, e posibil sa nu fie echipate cu instrumentele corecte de colaborare, precum programe interne de comunicare sau conexiuni wi-fi sigure, care sa le permita sa lucreze de la distanta.
Desi Plam are numai 20 de angajati in San Francisco, toti cei care se simt usor bolnavi sunt incurajati sa stea acasa. In acest moment, totusi, majoritatea sunt la serviciu. Daca cineva decide sa stea acasa, fie ca este in SUA, in China sau in alte sedii ale sale, in Franta si Germania, ei pot folosi propria tehnologie Skyroam, care creaza semnale wi-fi conectandu-se la retelele locale de date. Acest lucru le confera o conexiune similara celei de la birou, fara sa fie nevoiti sa plateasca pentru ea.
Telefonul sau a sunat in continuu in ultimele doua saptamani, un numar mai mare ca niciodata de companii dorind sa gaseasca moduri de a-si ajuta angajatii sa lucreze de acasa.
Pentru Albrecht, Microsoft Teams este o solutie la indemana. Este un program destinat colaborarii, care le permite oamenilor sa faca video-chat-uri si sa lucreze in fisiere Word impreuna, indiferent unde se afla in acel moment. G Suite de la Google, care are si el un software colaborativ precum Google Docs, Sheets si Hangout, este o alta alternativa.
3. Crearea unei politici de pregatire pentru dezastru
Foarte multe companii nu si-au planificat absolut deloc eventualitatea unei crize de o asemenea anvergura, insa extrem de multi inteleg in aceste momente ca au nevoie de o astfel de strategie, spune Sherman.
Un plan bun trebuie sa acopere o serie intreaga de aspecte, inclusiv proceduri legate de munca la distanta si sa indice exact modul in care oamenii ar urma sa lucreze de acasa si de ce tool-uri vor avea nevoie pentru a-si face treaba cat mai bine, cum sa faca fata calatoriilor si ce sa faca in legatura cu intalnirile si cu multe alte aspecte.
De asemenea, este important ca acest plan sa includa aspecte precum asigurarile pentru inchiderea afacerii sau anularea calatoriilor, moduri de obtinere a finantarii atunci cand nimeni nu investeste, ce linii de credit sunt in vigoare, care sunt alternativele pentru lantul de distributie si multe altele, spune Sherman.
In timp ce afacerile din domeniul serviciilor pot fi capabile sa continue sa functioneze intr-un mod sau altul, alte companii – asa cum sunt restaurantele sau cinematografele locale – vor fi nevoite sa se gandeasca mult la modul in care pot gestiona angajatii si fluxurile de numerar in conditiile in care lumea nu mai iese. Intrebarea pe care orice companie ar trebui sa si-o puna este “Ce plan B am? Daca se intampla ceva, am un model corect alternativ?”.
Toate acestea ar trebui sa fie documentate, spune Sherman, pentru ca asta arata ca oamenii se gandesc la ce s-ar putea intampla in cel mai pesimist scenariu, si actioneaza ca un ghid la care se poate face referire cu usurinta, cu privire la ce sa faci, cum sa comunici si cum sa mentii afacerea in stare de functionare in vremuri dificile.
Ai nevoie de toate elementele unui plan de management de criza sau pentru pregatire de dezastru.
Indiferent ce se intampla, afacerile mici si mijlocii vor primi fara indoiala o lovitura in esenta lor. Desi e posibil ca guvernele sa ia masuri care sa ajute, proprietarii de afaceri trebuie sa fie proactivi si sa faca tot ce este necesar pentru a-si mentine usile deschise, chiar si atunci cand angajatii nu sunt la birou.
Desi COVID-19 pare sa fie din ce in ce mai agresiv peste tot in lume, Plam nu se panicheaza. Staff-ul sau este pregatit sa lucreze de oriunde se poate, si desi anticipeaza momente mai aglomerate, in care oamenii vor incepe sa calatoreasca din nou, deocamdata afacerea merge ca de obicei. “Ramanem optimisti ca vom trece peste asta si ca economia se va trezi din nou la viata. Probabil ca va trebui sa recuperam cate ceva, dar angajatii sunt pregatiti”.
